Penulisan Direct Request, Good News, dan Bad News

DIRECT REQUEST

Direct Request adalah penyampaian pesan langsung pada poin yang dituju. Misalnya surat atau memo.

Gunakan pendekatan langsung 

1. Permintaan/main idea
2. Fakta-fakta yang perlu secara rinci
3. Pernyataan keramahan dan tindakan yang diinginkan

Organisasi Direct Request

1. Pembukaan 
2. Penjelasan rinci
3. Penutup

Maksud dan Tujuan Direct Request adalah untuk mendapatkan respon audien, dapat berupa jawaban pertanyaan.

Direct Request dapat digunakan untuk:

1. Pemesanan barang/jasa (order)
2. Meminta informasi produk baru
3. Klaim, aduan
4. Permohonan kredit.

Penulisan Direct Request untuk aduan:

• Ketidakpuasan konsumen terhadap suatu prodik/jasa/kebijaksanaan suatu perusahaan.
• Isi surat aduan antara lain:

1. Pengembalian barang yang sudah dibeli dan meminta uang kembali seharga barang tersebut (refund)
2. Meminta pengiriman barang baru yang sesuai pesanan.
3. Penggantian sebagian/seluruh barang yang rusak
4. Perbaikan gratis
5. Pengurangan harga, karena produk cacat/rusak
6. Pembatalan suatu pesanan produk
7. Pembatalan atas kehandalan penagihan produk

Hal yang perlu diperhatikan dalam membuat surat aduan:

1. Jelaskan masalah yang dihadapi secara rinci
2. Lampirkan informasi pendukung, misal faktur pembelian
3. Usahakan nada surat tidak emosional
4. Permintaan tindakan khusus

Surat Permohonan Kredit ( Credit Request)

Dasar untuk menilai kalayakan mendapatkan kredit:

mengisi formulir atau data-data pendukung atau persyaratan :

KTP, Laporan keuangan terakhir data pribadi , jenis udaha, dokumentasi penting prospek usaha.

contoh : penurunan harga, undangan, ucapan selamat, informasi diterima kerja dan lain-lain.

Pengorganisasian Goodnews:

1. Pembukaan 
2. Penjelasan rinci
3. Penutup

Surat konfirmasi pesanan :

1. Memberitahukan bahwa pesanan telah dikirim
2. Kabar baik
3. Rangkuman transaksi

• Waktu pengiriman, harga barang, biaya kirim, pajak, penjelasan kemungkinan munculnya masalah terhadap barang tersebut.

Credit Approval dan Credit Reference merupakan surat yang memberikan goodnews kepada pihak lain dan merupakan document rems, oleh karena itu harus teliti, akurat, lengkap, dan jelas.

Credit Reference merupakan surat rekomendasiuntuk pemberian kredit

1. Permohonan surat rekomendasi harus resmi/disahkan
2. sesuai dengan fakta

BAD NEWS adalah berita yang tidak menyenangkan yang diterima oleh organisasi, instansi maupun perusahaan.
contohnya penolakan lamaran, penolakan kredit, perampingan karyawan, turun pangkat, kegagalan ujian atau tes dan lain-lain.

Pendekatan Tidak Langsung

Ada dua pendekatan organisasional yang dapat diterapkan dalam penyampaian pesan-pesan yang kurang menyenangkan bagi audiens (bad-news), yaitu pendekatan tak langsung (indirect approach) dan pendekatan langsung (direct approach).
1. Pembukaan 
    Menempatkan audience  pada kondisi netral. membuat pernyataan yang tidak   membebani.
2. Alasan Mendukung
    Keputusan fair dan jelas.
3. Bad News
4. Penutup
    positif, hangar dan solusi.

Pendekatan Langsung
Diawali dengan pernyataan bad news, selanjutnya diikuti dengan alasan yang mendukungnya, dan diakhiri dengan penutup yang bersahabat.
Pendekatan ini jarang diterapkan. Pendekatan ini memiliki keuntungan yaitu audience hanya memerlukan waktu yang relatif singkat untuk sampai pada ide pokoknya.

Suatu pendekatan organisasi direct approach dapat diterapkan jika:

1. Penerima pesan lebih menyukai pesan langsung
2. Pesan tersebut mempunyai pengaruh kecil terhadap penerima pesan
3. Pesan disampaikan secara empati.